TERM OF REFERENCE
Posisi : Administration and Finance Officer
Program : Marine
Manager Lini : Marine Science Unit Manager.
Hubungan internal Utama : Marine Science Unit Manager, Marine Support Coordinator, WCS
Operation Unit.
Lokasi : Bogor, dengan perjalanan dinas ke kantor WCS di daerah
latar belakang:
Program WCS Indonesia (WCS-IP) memiliki lima program tematik inti: Hutan; Kelautan; Wildlife Trade Policy (WTP); One Health; serta Rights and Community. Dalam Program Marine, WCS-IP bertujuan untuk melestarikan sumber daya laut yang penting bagi keberlanjutan berbagai aktivitas dan mata pencaharian manusia. Oleh karena itu, upaya konservasi tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan perikanan atau interaksi dengan komunitas pesisir. WCS menggunakan pendekatan berbasis sains yang ketat untuk membangun kapasitas, memperkuat pengelolaan, dan menginspirasi keterlibatan masyarakat dalam melindungi dan memanfaatkan ekosistem laut, perikanan, dan spesies yang terancam secara berkelanjutan.
WCS membantu pemerintah Indonesia dalam mengelola kawasan konservasi laut, taman nasional laut, perikanan skala kecil, dan melindungi spesies laut yang terancam dan dilindungi di beberapa wilayah seperti Aceh, Sulawesi Utara, Nusa Tenggara Barat, dan Maluku Utara.
Program Kelautan WCS Indonesia berfokus pada pembentukan dan pengelolaan kawasan konservasi laut (MPA) yang efektif serta pengembangan perikanan berkelanjutan, sebagai strategi yang saling terkait untuk menjaga dan mengelola sumber daya laut pesisir Indonesia.
WCS berkomitmen untuk membantu Pemerintah Indonesia memenuhi komitmen nasional dan internasional terkait pembentukan dan pengelolaan MPA, termasuk komitmen untuk menciptakan total 32,5 juta hektar kawasan konservasi laut pada tahun 2030. Kawasan konservasi laut memberikan manfaat baik untuk keanekaragaman hayati maupun pengelolaan perikanan dengan melindungi habitat serta populasi pemisahan organisme laut penting.
Tujuan posisi
Administration and Finance Officer bertanggung jawab melaksanakan tugas administrasi dan keuangan serta memberikan dukungan administrasi yang diperlukan oleh WCS Indonesia. Administration and Finance Officer akan secara langsung melapor kepada Marine Science Unit Manager dan bekerja sama dengan Senior Marine PM, R+C Senior PM, para Koordinator, Specialist dan staf lain di Marine Science Unit dan R+C.
Tugas dan Hasil Kerja Spesifik/Capaian
Finansial:
- Bertanggung jawab untuk meninjau laporan settlement advance yang diajukan oleh staf proyek berdasarkan tanda terima,
- Bertanggung jawab untuk memastikan kelengkapan dokumen pendukung dan ketepatan nominal untuk setiap pembayaran yang diajukan,
- Bertanggung jawab untuk menyiapkan template yang disetujui untuk dikirim ke Finance Department di Bogor.
- Meninjau laporan bulanan terkait advance vs settlement.
- Mengelola kas kecil untuk Operational Project Office jika diperlukan.
- Memelihara catatan keuangan dan pengarsipan WCS-IP yang terjadi di basis proyek.
- Memastikan bahwa semua pengeluaran dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, voucher yang disetujui, dokumen pendukung yang lengkap, dan ketersediaan anggaran.
- Memberikan analisis keuangan untuk program tematik (perencanaan anggaran vs pengeluaran).
- Bertanggung jawab untuk memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen yang dilampirkan pada voucher sebelum diajukan untuk tinjauan, termasuk tinjauan permintaan advance dan pembayaran lainnya.
- Bertanggung jawab untuk pengkodean settlement advance berdasarkan donor dan Ref Key 3.
Administratif:
- Melakukan inventarisasi fisik tahunan dan setengah tahunan untuk semua aset kantor (IT, furnitur, peralatan, perlengkapan kantor dan proyek, serta kendaraan).
- Bertanggung jawab atas pengaturan perjalanan (tiket; akomodasi; transportasi lokal) yang dibutuhkan oleh staf, mitra, konsultan, dan relawan yang bepergian dari tempat kerja mereka.
- Memberikan dukungan untuk pengaturan acara (tempat, akomodasi, transportasi).
- Membantu logistik pertemuan yang diadakan di lapangan/kantor lapangan.
- Mengkoordinasikan pengaturan asuransi dengan Unit Operasi di Kantor Bogor.
- Mengelola persetujuan semua pengadaan yang diperlukan oleh proyek lapangan untuk proses pengadaan selanjutnya, jika jumlahnya > 500 USD/IDR 6.500.000.
- Memesan tiket untuk staf, mitra, konsultan, dan relawan langsung kepada agen perjalanan yang ditunjuk oleh WCS.
Lainnya:
- Memberikan layanan kesekretariatan untuk Staf Proyek dari waktu ke waktu.
- Bekerja sama secara erat dengan Koordinator Dukungan Kelautan dan Unit Operasi WCS, sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan masalah akuntansi, administrasi.
- Memelihara sistem pengarsipan yang lengkap dan teratur untuk semua dokumen administrasi keuangan.
- Menjaga hubungan baik dengan pejabat pemerintah dan mitra/pemangku kepentingan WCS.
- Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu sesuai dengan tujuan pengelolaan.
Kandidat harus memenuhi persyaratan berikut:
- Diploma/Sarjana dalam Administrasi, Ilmu Sosial, atau bidang terkait.
- Pengalaman minimal 5 tahun dalam bidang kesekretariatan, administrasi, atau pengalaman setara di posisi serupa dengan LSM/NGO Internasional atau Sektor Swasta.
- Mampu bekerja di lingkungan yang cepat, menikmati tantangan, dan dapat beradaptasi dengan berbagai situasi sambil memprioritaskan beberapa tugas pekerjaan secara bersamaan.
- Terorganisasi dengan baik, perhatian terhadap detail, dan memiliki keterampilan manajemen waktu yang sangat baik.
- Lancar dalam bahasa Inggris tertulis dan lisan.
Kirimkan surat lamaran dan CV dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris ke idrecruitment@wcs.org dengan mencantumkan subject “Administration and Finance Officer_(nama)” paling lambat pada 9 Februari 2025. Tidak ada korespondensi karena hanya kandidat terpilih yang akan mendapat notifikasi.