Terms of Reference
Posisi : Administration Officer
Job Grade : Band 3 - Class Profesional Core
Program/Unit : Subdivision General Affairs – Operations Division
Lokasi Kerja : BBS Kotaagung dan Way Kambas
Durasi Penugasan : 1 tahun
Latar Belakang
Wildlife Conservation Society (WCS) memiliki sejarah yang terkemuka dalam bidang eksplorasi dan penyelamatan hidupan liar di beberapa tempat yang paling terpencil dan liar di Bumi. Wildlife Conservation Society Indonesia Program (WCS-IP) telah tumbuh signifikan selama beberapa dekade terakhir dan berkontribusi dalam mendukung Pemerintah Indonesia, terutama Kementerian Kehutanan (KEMENHUT), dalam melestarikan keanekaragaman hayati Indonesia. WCS-IP terstruktur dibawah lima program tematik inti: Forests, Marine, Wildlife Trade & Policy, One Health, dan Rights & Communities. Kelima program tersebut didukung oleh unit lintas sektoral yaitu Science & Technology, Conservation Network & Partnership, dan Operations.
Di Lampung, WCS-IP mendukung Taman Nasional Bukit Barisan Selatan (TNBBS) dan Taman Nasional Way Kambas (TNWK).
Untuk mencapai tujuan keseluruhan kami dalam menyelamatkan hidupan liar dan habitatnya, WCS-IP saat ini sedang mencari kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi Administration Officer. Posisi ini akan secara langsung melapor kepada Senior Administration Coordinator dan bekerja sama dengan staf WCS-IP lainnya.
Tugas dan Tanggung Jawab
Pengelolaan Kantor dan Manajemen Aset
- Memastikan kelancaran fungsi operasional administrasi harian di kantor Kotaagung dan Way Kambas.
- Memastikan pengawasan untuk pemeliharaan dan perbaikan Gedung kantor, fasilitas kantor, peralatan, dan kendaraan yang diperlukan.
- Mengawasi dan memelihara inventaris perlengkapan kantor untuk memastikan stok yang cukup tersedia, seperti alat tulis, perlengkapan dapur, dan lainnya.
- Bertanggungjawab dalam pencatatan dan pendokumentasian serta pelaporan berkala atas inventaris aset kantor kepada Supervisor.
- Memastikan pengiriman dan pendistribusian dokumen kantor dan peralatan kantor tepat waktu.
- Mengelola cash advance dan pembayaran operasional untuk kantor lapangan, memastikan pencatatan keuangan yang akurat untuk laporan settlement yang tepat waktu.
- Bertanggung jawab atas pengoperasian, pemeliharaan, dan pengelolaan kendaraan organisasi secara efektif, pencatatan terkini tentang posisi kendaraan, penggunaan bahan bakar, dan riwayat perbaikan.
- Mensupervisi Office Helper dan Driver di kantor lapangan guna memastikan operasional dan pemeliharaan harian yang efektif, berdasarkan kondisi spesifik masing-masing kantor.
Pengaturan perjalanan, pertemuan, dan kegiatan program
- Bertanggungjawab dalam pengaturan perjalanan untuk staf dan tamu, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan koordinasi transportasi lokal.
- Bertanggungjawab dalam mengatur logistik dan memproses pembayaran terkait rapat, acara, dan kegiatan program lainnya, termasuk pengaturan tempat, akomodasi, transportasi, makanan, dan pengaturan lain yang diperlukan.
Pengarsipan dan komunikasi
- Bertanggungjawab dalam menyusun surat undangan, dan korespondensi lainnya menggunakan template dan format yang berlaku.
- Memelihara sistem pengarsipan yang terorganisir untuk dokumen administratif, termasuk mengelola database kontak mitra dan pemangku kepentingan.
Persyaratan
- Gelar Diploma/Sarjana di bidang Administrasi, Manajemen dan bidang terkait lainnya dengan pengalaman setara di posisi yang sama di LSM atau INGO minimal selama 3 tahun.
- Keterampilan interpersonal yang baik untuk terlibat dengan beragam kontak, termasuk pemangku kepentingan dan masyarakat setempat.
- Kemampuan untuk bekerja secara efektif sebagai bagian dari tim.
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang baik dalam bahasa Indonesia, kemampuan dalam Bahasa Inggris menjadi nilai tambah
- Kemampuan dalam Microsoft Word dan Microsoft Excel.
Kirimkan surat lamaran dan CV dalam Bahasa Indonesia kepada idrecruitment@wcs.org dengan mencantumkan subject “Administration Officer_(nama)” paling lambat pada 19 Mei 2025. Tidak ada korespondensi karena hanya kandidat terpilih yang akan mendapat notifikasi.