Terms of Reference
Posisi : Sr Administration Officer for Country Director Office (CDO)
Grade : Band 4 – Class Sr. Professional Core Divisi : General Affairs Subdivision - Operations Division Lokasi : Bogor
TUJUAN POSISI
Departemen Country Director Office (CDO) terdiri dari Country Director, Deputy Country Director, Senior Technical Advisor, serta unit-unit strategis, termasuk Science & Technology Unit, Conservation Network & Partnership Unit, External Relations Unit, dan IT Unit.
Sr. Administration Officer for CDO bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administrasi dan koordinasi berkualitas tinggi guna memastikan fungsi departemen berjalan secara efektif. Tanggung jawab utama meliputi mendukung kebutuhan administrasi terkait program, mengatur perjalanan dinas dan logistik rapat, mengelola perlengkapan serta utilitas kantor, memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan, menjaga sistem dokumentasi dan pengarsipan yang terorganisir dengan baik, serta melakukan supervisi terhadap Fleet Administrator dan drivers di kantor Bogor dalam pengelolaan kendaraan.
Peran ini juga memastikan kepatuhan penuh terhadap kebijakan dan prosedur organisasi, serta menjunjung tinggi standar efisiensi operasional dan profesionalisme.
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Dukungan Administratif
- Menyediakan layanan kesekretariatan untuk Country Director, termasuk mengelola dan memelihara kalender kegiatan, penjadwalan janji temu, serta rapat.
- Mengelola uang muka (cash advance), laporan pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas, serta pengajuan reimbursement untuk Country Director, Deputy Country Director, dan Senior Technical Advisor.
- Mengatur perjalanan dinas bagi staf dan tamu, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, serta koordinasi transportasi lokal.
- Mengelola permintaan pembayaran kepada agen perjalanan sesuai dengan prosedur organisasi.
- Membantu pengorganisasian logistik serta pemrosesan pembayaran terkait rapat, kegiatan, dan aktivitas program lainnya, termasuk pengaturan tempat, akomodasi, transportasi, konsumsi, dan kebutuhan lainnya.
- Mengelola perlengkapan kantor serta memastikan ruang kerja Country Director selalu dalam kondisi lengkap dan tertata dengan baik.
Fleet Management
- Melakukan supervisi terhadap Fleet Administrator dan drivers di kantor Bogor, termasuk pengelolaan timesheet, persetujuan cuti dan izin sakit, serta evaluasi kinerja.
- Memastikan operasional harian kendaraan kantor dan drivers berjalan efektif dan efisien, termasuk penjadwalan dan perawatan kendaraan, ketersediaan dana operasional kendaraan dan review pelaporannya, serta penggunaan taksi/rental kendaraan.
- Melakukan evaluasi vendor/penyedia jasa sewa kendaraan dan drivers, jasa servis, taksi, serta pengurusan administrasi kerja sama yang dibutuhkan.
- Memastikan pencatatan serta pelaporan berkala atas inventaris aset kendaraan organisasi, baik di kantor Bogor maupun lapangan, untuk dilaporkan kepada Administration Coordinator.
Pengadaan barang & jasa
- Bertanggung jawab memastikan seluruh kegiatan pengadaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan organisasi, ketentuan donor serta ketentuan hukum pengadaan yang berlaku secara nasional, dengan menjunjung tinggi prinsip keadilan, transparansi, dan efisiensi.
- Membantu tim program dalam penyusunan rencana pengadaan tahunan seluruh jenis kebutuhan barang dan jasa berdasarkan kebutuhan dan rencana kerja program.
- Melaksanakan seluruh tahapan proses pengadaan hingga selesai, meliputi:
- Membantu tim program untuk memastikan spesifikasi, Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) serta strategi pengadaan disusun secara tepat, lengkap dan jelas.
- Menyiapkan dan menerbitkan Permintaan Penawaran/Proposal (RFQ/RFP) untuk pengadaan barang, jasa konsultansi, dan jasa non-konsultansi, berdasarkan spesifikasi atau Kerangka Acuan (TOR) yang disampaikan oleh pemohon.
- Mengoordinasikan proses evaluasi tender, termasuk pembukaan penawaran (bid opening), penilaian teknis dan keuangan, serta pemilihan vendor/penyedia jasa.
- Menyusun dan menyiapkan Purchase Order (PO) serta kontrak untuk ditinjau dan ditandatangani oleh General Affairs Manager dan Country Director.
- Berkoordinasi dengan pemasok atau konsultan terpilih dan tim internal yang berkepentingan mengenai pengiriman barang/jasa, memastikan seluruh pihak memperoleh informasi lengkap atas setiap perubahan/kemajuan, serta memastikan proses pembayaran tagihan secara tepat waktu.
- 14. Memastikan seluruh dokumentasi final pengadaan barang dan jasa terdokumentasi dengan lengkap dan tersimpan dalam basis data/arsip pengadaan.
Tugas lainnya
- Memberikan dukungan administrasi lainnya untuk memastikan operasional harian dan kegiatan program berjalan sesuai dengan standar terbaik dan prosedur administrasi WCS-PI, termasuk penggunaan template dan format standar yang berlaku.
PERSYARATAN
Posisi ini akan ditempatkan di Bogor, dengan kemungkinan melakukan perjalanan ke lokasi proyek di Sumatera, Jakarta, dan Bogor sesuai kebutuhan. Kandidat yang ideal memiliki:
- Pengalaman minimal 3–5 tahun dalam pekerjaan pengadaan dan administrasi di NGO, perusahaan, atau institusi lainnya.
- Lulusan S1 di bidang administrasi, sekretaris, atau jurusan terkait.
- Memiliki pengetahuan dan/atau pengalaman dalam pekerjaan administrasi dan pengadaan (diutamakan).
- Kemampuan organisasi dan pemecahan masalah yang baik.
- Keterampilan interpersonal yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk pemangku kepentingan lokal dan masyarakat.
- Mampu bekerja secara efektif dalam tim.
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Menguasai Microsoft Word, Excel, dan database (diutamakan).
- Mampu bekerja di lingkungan yang menantang dan lokasi terpencil.
Kirimkan surat lamaran dan CV dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris ke idrecruitment@wcs.org dengan mencantumkan subject “Sr Administration Officer for CDO_(nama)” paling lambat pada 15 Mei 2026.
Tidak ada korespondensi karena hanya kandidat terpilih yang akan mendapat notifikasi.